國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案運(yùn)行規(guī)范》(DA/T 42-2009)中對(duì)企業(yè)檔案的概念進(jìn)行了界定。公司的文書工作應(yīng)該包括哪些內(nèi)容?企業(yè)檔案應(yīng)是企業(yè)在黨務(wù)、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等活動(dòng)中的檔案。

　　企業(yè)中文圖書檔案的主要來源有兩個(gè):一是來自企業(yè)部門的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一是來自辦公自動(dòng)化系統(tǒng);第二，在企業(yè)的職能活動(dòng)過程中，除交易系統(tǒng)外，還需編制紙質(zhì)或電子文件進(jìn)行歸檔，俗稱賬外文件。

　　企業(yè)中文圖書檔案的歸檔規(guī)模包括:反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史底蘊(yùn)的文件，對(duì)企業(yè)經(jīng)營、國家建設(shè)和歷史研究具有應(yīng)用價(jià)值;在公司經(jīng)營活動(dòng)中對(duì)保護(hù)公司權(quán)益有憑據(jù)價(jià)值的文件、資料;公司需要實(shí)施的上級(jí)單位和同級(jí)單位的文件;下級(jí)單位提交的重要文件、資料;其他對(duì)公司經(jīng)營有價(jià)值的文件。

　　文件歸檔的基本單位

　　文件整理的基本原則是遵循文件的構(gòu)成規(guī)則，堅(jiān)持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于儲(chǔ)存和使用。在《企業(yè)檔案操作規(guī)范》(DA/T 42-2009)中，以“件”作為分揀單元，指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行文檔級(jí)分揀，即每件一件的分揀方法。完成

　　一篇論文通常被組織成每個(gè)文檔的一個(gè)部分。但在企業(yè)OA的文件,如文本和附件,郵政和被轉(zhuǎn)郵政,請(qǐng)示批準(zhǔn),演示和說明,等等,所有文檔都相對(duì)獨(dú)立,容易形成文件不完整和使用這種情況下,找不到這樣的文件應(yīng)該被視為一個(gè)處理方法,實(shí)體也應(yīng)當(dāng)綁定在一起,方便使用。

　　文件歸檔的基本過程

　　2.1綁定

　　文件打印出來后，會(huì)被分塊裝訂。裝訂順序?yàn)?正本、附件、備注;前文，終稿;原件在前面，復(fù)印件在后面;前進(jìn)，前進(jìn);批準(zhǔn)前，指示后;答案在字母之前。所有原始文件上的金屬、塑料等包裝必須拆除，并將不銹鋼訂書釘釘在文件的左頁邊;無法裝訂的厚文件，用三孔線左側(cè)裝訂;企業(yè)有裝訂機(jī)可使用熱熔裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂;現(xiàn)在裝訂的出版物的數(shù)量可以堅(jiān)持原來的裝訂。

　　2.2分類

　　檔案數(shù)字化加工歸檔文件的分類方法與傳統(tǒng)的歸檔分類方法相同，包括年度分類、整理(問題)分類、存貯期分類等。如企業(yè)現(xiàn)在沒有自己的分類和保存期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以參照《企業(yè)檔案操作規(guī)范》(DA/T 42——2009)。《企業(yè)文件檔案基本規(guī)模及保存期限參考表》。例如，選擇以下類別:年-存儲(chǔ)期-安排(問題)排序。