紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工操作過(guò)程管理

　　加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過(guò)程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數(shù)字化的加工重點(diǎn)在于過(guò)程管理，建立一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、保證質(zhì)量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照工作崗位的不同給相關(guān)工作人員分配使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制。

　　筆者以為，紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的管理，首先要從數(shù)字化項(xiàng)目的全程管理人手，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的準(zhǔn)備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗(yàn)收移交等程序階段實(shí)施全過(guò)程管理，對(duì)項(xiàng)目的安全、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進(jìn)庫(kù)保管。

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和各個(gè)工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領(lǐng)卷、還卷登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質(zhì)檢登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描驗(yàn)收表》等，這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過(guò)程中起了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后，我們應(yīng)及時(shí)將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊(cè)，并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫(xiě)檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說(shuō)明，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、存儲(chǔ)方式以及加工中存在的問(wèn)題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來(lái)，以備后查。首先紙質(zhì)檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗(yàn)收時(shí)或使用時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，它們也是回查問(wèn)題、解決問(wèn)題的重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時(shí)期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時(shí)，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質(zhì)量問(wèn)題。

　　嚴(yán)把掃描圖像質(zhì)量關(guān)。在檔案掃描的實(shí)際操作中會(huì)碰到各種問(wèn)題：

　?。?）漏掃與多掃問(wèn)題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁(yè)面折皺遮字，信息沒(méi)有全部掃描出來(lái)；二是對(duì)列為不進(jìn)行數(shù)字化處理的對(duì)象進(jìn)行了掃描。

　?。?）大幅面圖像的拼接處理問(wèn)題。由于機(jī)器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無(wú)法整頁(yè)掃描，只能進(jìn)行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進(jìn)行拼接處理，使之合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。在掃描過(guò)程中，從技術(shù)上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒(méi)有問(wèn)題的，但是在掃描加工的實(shí)踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來(lái)利用。

　　（3）在選擇掃描分辨率方面，相關(guān)工作人員沒(méi)有根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同、采用不同的分辨率，沒(méi)有嚴(yán)格按照?qǐng)D像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進(jìn)行掃描。對(duì)同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進(jìn)行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會(huì)有不同紙質(zhì)質(zhì)量。其產(chǎn)生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　?。?）在掃描過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)檔案原件頁(yè)面上會(huì)有多頁(yè)粘貼的情況，遇到這樣的情況時(shí)需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　?。?）檔案全文掃描后的劃分關(guān)系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認(rèn)真仔細(xì)的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

　　嚴(yán)把檔案資料原件還原關(guān)。在數(shù)字化掃描進(jìn)行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來(lái)，按技術(shù)要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。由于檔案案卷的歷史原因和實(shí)際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應(yīng)該出現(xiàn)的狀況：一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁(yè)面；二是把屬于本案卷的文件，錯(cuò)裝進(jìn)另一案卷。這些問(wèn)題的出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復(fù)原后的質(zhì)量，因此一定要按照檔案整理的技術(shù)要求，認(rèn)真細(xì)致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。