1.標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)性

　　檔案辦理軟件應(yīng)契合檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包含著錄標(biāo)準(zhǔn)、信息分類和主題詞標(biāo)引規(guī)則、拾掇標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲標(biāo)準(zhǔn)等。

　　2.活絡(luò)性

　　活絡(luò)性和標(biāo)準(zhǔn)性、標(biāo)準(zhǔn)性是辯證的一致。國家、職業(yè)、當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)存在一些差別，系統(tǒng)只有具有一定規(guī)模的活絡(luò)性，包含活絡(luò)的實(shí)體分類、標(biāo)準(zhǔn)著錄與動態(tài)著錄、報(bào)表活絡(luò)規(guī)劃與輸出等，才干習(xí)氣各種標(biāo)準(zhǔn)。

　　在裝備的活絡(luò)性方面，要答應(yīng)用戶選擇操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)等。

　　3.可擴(kuò)大性

　　跟著業(yè)務(wù)的開展，用戶會有新的需求，包含新的檔案辦理辦法、更高等的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、更大容量的存儲要求等，檔案辦理軟件有必要能夠方便地?cái)U(kuò)大才干滿意新的業(yè)務(wù)需求。

　　4.保障性

　　存儲的保障性：數(shù)據(jù)需求長期保存，數(shù)量大，數(shù)據(jù)拾掇和錄入花費(fèi)巨大，系統(tǒng)有必要供應(yīng)多種存儲備份辦法，保證數(shù)據(jù)的保全；數(shù)據(jù)要有相應(yīng)等級的安穩(wěn)辦理辦法，防止被不合法修改、刪去，保證數(shù)據(jù)的原始性。

　　存取的保障性：檔案數(shù)據(jù)中觸及單位和國家的秘要，系統(tǒng)有必要供應(yīng)訪問的權(quán)限操控。

　　傳輸過程中的保障性：檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中要保證安穩(wěn)。

　　5.檢索效率

　　檢索辦法：檔案很大量的應(yīng)用在查詢，查詢用戶水平良莠不齊，思維習(xí)氣各有特點(diǎn)，系統(tǒng)需求供應(yīng)活絡(luò)的檢索途徑和辦法。

　　檢索速度：跟著系統(tǒng)的使用時間加長，檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，系統(tǒng)要保證數(shù)據(jù)量的增加不會下降檢索速度。

　　6.開放性

　　檔案產(chǎn)生于各業(yè)務(wù)部門，計(jì)算機(jī)檔案辦理系統(tǒng)與許多系統(tǒng)之間都存在必定的聯(lián)系。檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要能和其它系統(tǒng)無縫聯(lián)接，如辦公自動化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助規(guī)劃系統(tǒng)等。

　　7.易用性

　　檔案數(shù)據(jù)各種操作都應(yīng)當(dāng)便于掌握，易于操作。