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檔案是直接形成的歷史記錄，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的“文獻”是指廣義的文獻，即由文字、圖表、音像等構(gòu)成的各種資料。檔案管理信息化建設(shè)是檔案的資源化和信息化管理。傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)為主，信息量大，工作復雜，準確性低，工作效率低。更不利于檔案資源的管理、利用和互動，不能發(fā)揮很大作用，不利于長期保存。當前，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和信息通信手段的進步，特別是大數(shù)據(jù)時代的到來，開展檔案管理信息化建設(shè)是必然要求。
檔案信息化建設(shè)就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子版本，保存起來以備后用。數(shù)字掃描在當今檔案信息化發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。揭宇航拍可以快速數(shù)字化文件，保證掃描拍攝效果，實現(xiàn)高清掃描、快速掃描、即時存儲。
檔案信息化建設(shè)是檔案應對快速發(fā)展的信息社會的必然選擇。信息社會的發(fā)展需要豐富、順暢的信息，對檔案信息的需求日益增加。檔案是人類在社會實踐中直接形成的認識世界、改造世界的原始記錄。它貫穿古今各個歷史階段，跨越自然和社會的各個領(lǐng)域，匯集了豐富的信息，具有巨大的信息價值。檔案有社會淵源，與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展密切相關(guān)，是社會信息資源的基礎(chǔ)資源。
檔案事業(yè)的發(fā)展不僅取決于信息社會的外部需求，也取決于內(nèi)部發(fā)展。大力開展檔案信息化建設(shè)，將改變檔案工作原有的內(nèi)向管理模式，促進檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。
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