01什么是建設(shè)工程檔案資料？

基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

02檔案資料如何管理？

1）工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2）為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

3）工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

4）設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)賬。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的之后付款得要由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

5）購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

03歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

1）凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即得要有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還得要加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

2）施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員得要簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

3）調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

4）主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。

5）書寫規(guī)定

5.1 書寫字跡工整，圖樣清晰。

5.2 書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

5.3 文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

6）書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范，裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。

五步理清建設(shè)工程檔案資料

1同步收集

工程檔案包含立項(xiàng)文件、施工合同、設(shè)計(jì)資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項(xiàng)內(nèi)容，在工程開展的各環(huán)節(jié)中實(shí)時(shí)收集資料，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

2完整、準(zhǔn)確、真實(shí)

工程檔案專業(yè)性強(qiáng)，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進(jìn)行檔案審核方面的專門培訓(xùn)。結(jié)合實(shí)際對(duì)關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：

完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

準(zhǔn)確性：除各類技術(shù)參數(shù)外，著重審核工程量、設(shè)計(jì)變更、材料平衡數(shù)據(jù)。

真實(shí)性：著重根據(jù)文本內(nèi)容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場記錄及簽證手續(xù)完備。

3學(xué)習(xí)與合作

學(xué)習(xí)先進(jìn)歸檔經(jīng)驗(yàn)，做好資料臨時(shí)保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動(dòng)速度快，數(shù)量龐大，臨時(shí)保管也是重要課題。經(jīng)過學(xué)習(xí)，工程建設(shè)部對(duì)收集的資料進(jìn)行分類、編號(hào)，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

通過學(xué)習(xí)平臺(tái)檢索及實(shí)地考察，思考并形成對(duì)歸檔后資料的調(diào)閱使用管理模式，即創(chuàng)建通過索引目錄實(shí)現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

4編寫“檔案目錄”

工程建設(shè)平均每年專項(xiàng)達(dá)到20個(gè)以上，單項(xiàng)建設(shè)量更是高達(dá)上萬個(gè)。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應(yīng)在各單項(xiàng)工程生命周期中，以單項(xiàng)任務(wù)號(hào)為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結(jié)束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設(shè)部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

5斷舍離

隨著工程建設(shè)工作的開展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉(zhuǎn)變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。應(yīng)定期對(duì)老資料進(jìn)行多方面清查，逐個(gè)核實(shí)，力爭不多頭管理、不重復(fù)歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。