每年的歸檔文件收拾，各單位都很注重，但收拾與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、斷定等技術(shù)把握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的收拾與編目提出了簡明扼要的辦法，供大家參閱。

1、清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料差異為：不歸檔、長久和守時。劃分保管期限要結(jié)合《我國檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)則》（即我國檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行斷定。

概要地說，即便于實(shí)際作業(yè)中把握的保管期限劃分辦法如下：

一直（Y）：

1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、贊譽(yù)、處分類文件。

2.收文中方針政策性文件，如決議、規(guī)則、辦法、定見等。

3.發(fā)文中屬本單位主要功能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動構(gòu)成的文件材料。

4.注重“賬外”文件材料的搜集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

守時30年（D30）：

1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需求長時間執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、法令、規(guī)則等；非主要功能作業(yè)但要貫徹的政策法規(guī)；

2.發(fā)文：本單位構(gòu)成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部處理準(zhǔn)則，獎勵準(zhǔn)則，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

守時10年（D10）：

1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需求覆按的文件；

2.本單位構(gòu)成的業(yè)務(wù)性的、處理一般性作業(yè)構(gòu)成的文件。

簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，差異保期限期盡量依照我國檔案局8號令的規(guī)則來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位構(gòu)成的、針對本單位作業(yè)的文件材料，其保管期限可從長。

2、按件裝訂：界定何為一“件”，詳細(xì)見《歸檔文件收拾規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為天然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于復(fù)原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

歸檔文件裝訂辦法1：不銹鋼推訂

歸檔文件裝訂辦法2：縫紉機(jī)軋邊

3、擺放文件：差異“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由擺放文件。黨群作業(yè)類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女作業(yè)、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時刻擺放文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目擺放。

行政處理類下設(shè)二級類目，一般有：①安排人事；②政(事)務(wù)；③工業(yè)處理，①下按時刻先后擺放，②③同理。(政務(wù)：文字秘書作業(yè)；業(yè)務(wù)：后勤保障一類；工業(yè)處理即審計、管帳、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)處理等作業(yè)中構(gòu)成的文件材料)。

業(yè)務(wù)處理類：本單位業(yè)務(wù)處理作業(yè)中構(gòu)成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，差異屬類、擺放文件。

4、編號：一直、守時30年、守時10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

5、編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

6、填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以堅(jiān)持規(guī)整與漂亮）。