論述文件整理的本質(zhì)

　　根據(jù)檔案管理，檔案整理是根據(jù)一定的原則和方法，對處于相對凌亂狀態(tài)的檔案進行系統(tǒng)，以便于存儲和使用。一般來說，廣義的檔案整理包括檔案鑒定.考證.編譯出版;狹義的檔案整理包括分類.立卷.編制案卷目錄.案卷排列.區(qū)分全宗等工作。就檔案實踐而言，檔案整理工作可以分為檔案整理工作和檔案整理工作。

　　檔案整理在檔案管理活動中一直占有重要地位。它是所有檔案管理業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，與檔案鑒定相結(jié)合，既檢查了檔案收集的質(zhì)量，又保存了檔案。.統(tǒng)計.利用.編譯奠定了基礎(chǔ)。因此，在長期的實踐和探索中，檔案工作者總結(jié)出一套有效的檔案整理原則和方法，并不斷科學(xué)化。.系統(tǒng)化和固定化。那么，形成這些文件整理原則和方法的內(nèi)在原因和本質(zhì)是什么呢?本文旨在分析文件實體整理和信息整理的基礎(chǔ)，深入研究其整理原則和方法的內(nèi)在動機，教會文件界的同事。

　　20世紀(jì)80年代以來，《中國檔案分類法》的出臺對檔案整理理論產(chǎn)生了影響。其本質(zhì)在于檔案信息的整理和分類，這是檔案登錄中確定分類號的依據(jù)，但不能像以前的檔案理論那樣具體指導(dǎo)檔案室和檔案館的實體分類。因此，檔案行業(yè)提出“文件實體分類”和“文件信息分類”概念，前者是指檔案館.室內(nèi)手工整理工作，后者主要用于檔案著錄，編制檔案檢索工具。相應(yīng)地，便有了?！皺n案實體整留'和“整理檔案信息”劃分。后續(xù)的檔案學(xué)者也對這類二元檔案的整理進行了許多討論。

　　檔案實體整理

　　所謂“實體”不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，還包括電子文件。傳統(tǒng)觀點將是“經(jīng)過整理”作為文件轉(zhuǎn)換為文件的三個條件之一，這是因為無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，只有經(jīng)過整理，才能反映出某一方面的歷史聯(lián)系，只能稱之為未整理之前的文件。“文件集合”，整理后才成為結(jié)構(gòu)化的?！拔募到y(tǒng)”。“集合”與“系統(tǒng)”不同的是，集合只需要存在一定數(shù)量的元素，而系統(tǒng)不僅需要包含元素，還需要按照一定的順序和結(jié)構(gòu)排列元素，才能發(fā)揮整體功能。相應(yīng)地，文件集只強調(diào)文件元素的存在;文件系統(tǒng)不僅包含文件元素的存在，還強調(diào)文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系。只有具有一定結(jié)構(gòu)關(guān)系的文件系統(tǒng)(文件)才能真實反映文件之間的歷史聯(lián)系，具有記錄歷史、再現(xiàn)歷史的社會功能。文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系是文件整理重要的目的之一。

　　檔案整理的原則和方法已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟。從16世紀(jì)到19世紀(jì)，原因一直占據(jù)主導(dǎo)地位。1841年，法國人提出尊重全宗原則，然后去德國登記室原則，使得源頭原則初步形成。直到《荷蘭手冊》對源頭原則進行了理論論證，確定了源頭原則作為檔案整理的基本原則的地位，并在布魯塞爾大會上得到了廣泛認可。后來，布倫內(nèi)克提出了自由源原則，進一步修正了源頭原則，并提倡將源頭與原因合作成一定比例。在蘇聯(lián)和中國的實踐文件中，.教授馮惠玲提出主.客人的概念。不難發(fā)現(xiàn)，如何更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，一直是檔案整理貫穿始終的主線和目標(biāo)。

　　文件之間的歷史聯(lián)系，又稱歷史聯(lián)系“內(nèi)在聯(lián)系”或“有機聯(lián)系”它是文件在生成和處理過程中形成的內(nèi)部關(guān)系，具體表現(xiàn)在來源、時間、內(nèi)容和形式上，而來源之間的聯(lián)系是一位的。通過上述分析可以看出，源聯(lián)系與歷史聯(lián)系并非等價，源聯(lián)系只是歷史聯(lián)系的一種表現(xiàn)形式。然而，當(dāng)我們討論文件實體整理的理論和實踐時，我們過于單方面強調(diào)來源聯(lián)系，用來源聯(lián)系掩蓋了更宏觀、更本質(zhì)的歷史聯(lián)系。因此，在檔案整理工作中，不僅要堅持歷史原則，還要堅持源頭原則。歷史聯(lián)系可以應(yīng)用于檔案實體整理的不同層次，不僅可以應(yīng)用于檔案館的一層分類——對全宗進行劃分，也可以應(yīng)用于全宗內(nèi)分類、立卷。例如，歷史聯(lián)系中的時間聯(lián)系不僅可以作為劃分歷史檔案和現(xiàn)行檔案的依據(jù)，也可以根據(jù)形成時間安排某一類檔案中的文件。此外，來源聯(lián)系不僅可以作為劃分全宗的依據(jù)，還可以指導(dǎo)全宗的檔案按組織分類。