對人事檔案進行分析

　　一，整理人事檔案的意義

　　人事檔案的整理是檔案的基礎設施之一。人事檔案材料只有整理好才能轉化為人事檔案。人事檔案整理的目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、組織化。所謂系統(tǒng)，就是根據(jù)材料的性質和形式，保持材料之間的內在聯(lián)系。所謂組織，就是檔案材料整理好之后，要求層次分明，項目清晰，制度完整。人事檔案的整理必須按照一定的規(guī)則、方法和程序進行。人事檔案的整理是一項常規(guī)的業(yè)務工作，是人事檔案工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

　　1)整理工作是將亂七八糟的人事檔案材料轉化為有條不紊、系統(tǒng)的人事檔案的途徑。未整理的檔案材料只是構成人事檔案的因素，不能稱之為檔案。人事檔案只有在整理完成轉換工作后，才能稱之為科學意義上的人事檔案。

　　2)整理是保證人事檔案完整性和安全性的重要手段。檔案經過整理和裝訂，可以有效防止和糾正零散材料在檢查和傳輸過程中的錯誤安裝和混合錯誤;可以有效避免或防止材料丟失;維護人事檔案的完整性和安全性。

　　3)整理是加強人事檔案保管的重要基礎。未整理好的檔案材料雜亂無章，眼睛模糊不清，所有的材料都要在查閱的時候看完，這樣不僅增加了查閱的難度，浪費了時間，容易出錯，還容易撕裂、卷曲、損壞檔案材料。整理后有利于加強人事檔案的保管，延長檔案的使用壽命。

　　4)整理是方便快捷使用人事檔案的重要條件。文件整理后，可以檢查材料收集是否有遺漏或重復，檢查和識別工作質量，促進材料的收集、歸檔和識別。同時，分類有序的人事檔案可以讓閱讀者有規(guī)律地遵循，從而提高使用效率。

　　第二，整理人事檔案的必要性

　　整理人事檔案主要有以下幾種情況：

　　1)新建各類人員人事檔案時需要整理。對于新增的各類工作人員，如分配工作的大中專畢業(yè)生、從社會上選拔聘用的國家機關工作人員、企業(yè)招聘聘用的新員工等。如果沒有檔案，必須建立檔案，并按規(guī)定系統(tǒng)整理。

　　2)需要對人事檔案類型的轉換進行整理。由于各類人員在社會實踐活動中的工作單位性質和身份發(fā)生了變化，其人事檔案也需要相應的類型轉換。比如企業(yè)員工被國家干部錄用，他們的人事檔案會從工人檔案變成干部檔案，部隊軍官會在當?shù)毓ぷ?，他們的人事檔案也會從軍人檔案變成干部檔案。在這種情況下，需要根據(jù)轉換后的人事檔案類型要求進行整理。

　　3)人事檔案工作相關法律法規(guī)對人事檔案內容及其分類有新要求時，需要進行整理。由于人事工作和人事檔案工作本身的發(fā)展需要，人事檔案工作的相關規(guī)定在調整人事檔案內容分類安排時，應當對人事檔案進行一般安排，以滿足新形勢的需要，滿足新規(guī)定的要求。一般安排主要是從上到下統(tǒng)一安排的全面安排。

　　4)在日常保管工作中，當人事檔案零件材料較多時，需要進行整理，即添加材料的補充和整理。人事檔案是動態(tài)的，在組織人事、勞動等工作時，會不斷形成反映各類人員在社會實踐中德、能、勤、績的新材料，需要及時補充到人事檔案中。在日常管理中，當發(fā)現(xiàn)一些人事檔案零件材料積累較多時，需要局部整理人事檔案。

　　5)在人事檔案轉移工作中，需要進行整理。人事檔案需要轉移的，轉移單位在轉移前應當對人事檔案進行整理，如人員商業(yè)調查、提交職務任免、辦理后政審等。人事檔案管理部門收到轉移部門管理的人事檔案后，發(fā)現(xiàn)未整理的，應當在入庫前進行整理。