今日小編帶您了解檔案室檔案管理細(xì)則，在此以學(xué)校為例，詳細(xì)講解管理細(xì)則。

　　一，檔案管理細(xì)則

　　檔案工作制度(一)

　　1、檔案工作是行政管理工作的一部分，必須由一名學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

　　2、檔案人員應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上級(jí)檔案部門的相關(guān)指示，以便及時(shí)了解檔案工作趨勢，領(lǐng)導(dǎo)本校檔案工作。

　　3、學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)檔案工作，對各辦公室的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在檔案移交時(shí)檢查檔案質(zhì)量。

　　4、本校各類檔案應(yīng)按照“集中統(tǒng)一管理”的原則，集中存放在學(xué)校綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理。

　　5、按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際應(yīng)用，實(shí)際保管期限、歸檔范圍等。

　　6、建立以學(xué)校各處室兼職檔案員為骨干的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，定期進(jìn)行活動(dòng)。

　　7、準(zhǔn)備各種檢索工具、參考工具，積極為學(xué)校管理提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。

　　8、檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高思想意識(shí)，不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，使學(xué)校檔案工作更加規(guī)范、科學(xué)。

　　(二)檔案工作人員職位責(zé)任制制度

　　1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《中國人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》規(guī)定的條款，依法辦事，認(rèn)真落實(shí)檔案工作的規(guī)章制度。

　　2、指導(dǎo)各部門立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時(shí)收集、歸檔文件資料，努力提高檔案質(zhì)量。

　　3、做好檔案收集、整理、鑒定、登記、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉所保存的檔案。

　　4、做好檔案利用服務(wù)工作，編制各種檢索工作和參考資料，做到及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地調(diào)卷。

　　5、對檔案進(jìn)行防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全保護(hù)，保護(hù)國家檔案不受損失。

　　6、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)、現(xiàn)代化。

　　7、遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案的使用范圍不得擅自擴(kuò)大，檔案的秘密和內(nèi)容不得泄露，以確保檔案秘密的安全。

　　(三)檔案歸檔制度

　　1、所有在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查閱利用價(jià)值的文件資料都屬于歸檔范圍。

　　2、各個(gè)辦公室的任務(wù)之一就是形成各種數(shù)據(jù)的積累和歸檔。應(yīng)納入各部門兼職檔案人員的職責(zé)范圍，建立崗位責(zé)任制，做好學(xué)校檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督，做好檔案集中和統(tǒng)一管理。

　　3、每個(gè)辦公室在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件和資料，應(yīng)整理歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，不得分散在部門或個(gè)人手中。

　　4、每年3月底前，辦公室兼職檔案人員必須按要求對上一年度檔案進(jìn)行整理，并將上一年度檔案移交檔案室。

　　5、所有歸檔的檔案都必須編制歸檔號(hào)、檔案號(hào)、檔案目錄和檔案目錄，并做好移交檔案的準(zhǔn)備工作。

　　6、檔案移交時(shí)，部門應(yīng)經(jīng)檔案工作人員驗(yàn)收，移交時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交清單。

　　檔案庫房管理制度(四)

　　1、努力創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的條件，使倉庫管理更加科學(xué)。

　　2、檔案負(fù)責(zé)管理倉庫，并負(fù)責(zé)每天檢查門窗電的開關(guān)情況。

　　3、倉庫必須具備防盜、防火、防潮、防光、防塵等基本保護(hù)條件，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　4、明確各類檔案的界限，實(shí)行分類、分柜存放和保管。

　　5、為了保證檔案的安全，倉庫必須有專門的櫥柜，并且有必要的安全保護(hù)設(shè)施。

　　6、非檔案工作人員不得進(jìn)入倉庫，不得在倉庫內(nèi)查閱檔案。

　　7、為了保證倉庫的整潔，倉庫內(nèi)不得堆放其它物品。

　　(五)檔案保密保衛(wèi)制度

　　1、保守文件秘密是每一位文件工作者的神圣職責(zé)。

　　2、檔案室設(shè)有專門的檔案倉庫，并配有專門的檔案柜存放檔案。

　　3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱讀檔案，建立監(jiān)閱制度，防止失密、泄密。

　　4、文件庫和文件柜必須由專人管理，鑰匙由專人管理。文件員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。

　　5、檔案人員不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家，或者探親訪友，或者進(jìn)出公共場所。

　　6、上級(jí)機(jī)密文件或資料不得擅自翻印或復(fù)印，檔案機(jī)密不得涉及私人通信或普通電話;不得與無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤断嚓P(guān)文件內(nèi)容。各種草稿、廢紙等。在立卷中形成的不得亂扔，全部按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

　　7、非檔案人員不得進(jìn)入倉庫，不得在倉庫接待親友。

　　(六)檔案資料借閱制度

　　本制度是根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定制定的。

　　1、外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，一般應(yīng)有兩人。查閱機(jī)、絕密或組織、人事文件，必須是黨員。

　　2、查閱各類檔案必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)同意，不得私自帶走。

　　3、所有查閱使用本單位重要機(jī)密文件或在一定范圍內(nèi)控制使用的文件，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。

　　4、學(xué)校檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借出。如果因工作需要，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時(shí)間一般不得超過三天。在借閱期間，我們應(yīng)該確保文件的安全。

　　5、所有提取我校檔案的材料都要寫明年代、卷號(hào)、標(biāo)題，并認(rèn)真核對。只有出具證明材料并加蓋公章，才能有效。如需復(fù)制，必須經(jīng)辦部門批準(zhǔn)。

　　6、使用檔案時(shí)，必須注意保守機(jī)密，不得任意泄露或向外公布。

　　7、查閱檔案時(shí)，一定要注意檔案的保護(hù)，不要在文件材料上圈點(diǎn)、注釋、勾畫、污損，也不要拆開、提取或撕毀原件。違者將根據(jù)《檔案法》的規(guī)定追究責(zé)任。

　　8、一個(gè)典型的利用檔案產(chǎn)生明顯經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的例子，利用者有責(zé)任向檔案提供信息反饋。

　　檔案銷毀制度(七)

　　1、檔案銷毀必須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、所有需要銷毀的檔案都必須編寫一份清單，并撰寫一份書面報(bào)告，包括:本單位和檔案的簡短歷史情況、銷毀檔案的年齡、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定情況和銷毀原因。

　　3、在銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，并在監(jiān)銷清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并且需要簽字蓋章以示責(zé)任。

　　4、銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進(jìn)行，打漿后監(jiān)銷人員才能離開。

　　檔案保存制度(八)

　　1、檔案庫房、檔案柜、資料架應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，檔案、資料應(yīng)按全宗、分類順序排列整齊。

　　2、嚴(yán)格執(zhí)行檔案倉庫的八項(xiàng)防范措施。倉庫內(nèi)禁止吸煙和存放易燃物品。倉庫內(nèi)外應(yīng)放置滅火設(shè)備，以滿足緊急需要。倉庫門窗應(yīng)配備防盜設(shè)備，及時(shí)開關(guān)鎖定。鑰匙應(yīng)由專門的柜臺(tái)保管，不得隨身攜帶。倉庫內(nèi)外的清潔衛(wèi)生要經(jīng)常清潔整理;注意觀察倉庫的溫度和濕度，盡量控制在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn);每年4月放置一次殺蟲劑，并根據(jù)情況采取措施防止鼠咬蟲蛀。

　　3、對于檔柜、架子要經(jīng)常保養(yǎng)，防止銹蝕，保持美觀清潔。

　　4、檔案人員每年對檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，并做好記錄。

　　(九)檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度

　　檔案統(tǒng)計(jì)，是掌握情況、分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作，特制定如下統(tǒng)計(jì)制度。

　　1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作，負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)上級(jí)檔案部門需要的各種報(bào)表的填報(bào)工作。

　　2、抓好檔案統(tǒng)計(jì)的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，做好各項(xiàng)原始材料的登記，主要包括下述內(nèi)容：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　3、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按上級(jí)部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。

　　4、上級(jí)檔案部門需要的各類報(bào)表，要按時(shí)間要求，準(zhǔn)確無誤地報(bào)出，所報(bào)各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

　　5、統(tǒng)計(jì)人員要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行，隨時(shí)保證檔案與賬目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)，形成完整的統(tǒng)計(jì)資料。

　　6、統(tǒng)計(jì)人員要依據(jù)統(tǒng)計(jì)的數(shù)字及報(bào)表中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，進(jìn)行調(diào)查、綜合分析、對比，從中找出存在的問題，提出改進(jìn)措施。

　　二、檔案室管理

　　(一)文書檔套歸檔制度

　　1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁，玻損現(xiàn)象。

　　4，下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

　　5，凡舊檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

　　6，重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

　　7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　(二)專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　2、負(fù)責(zé)公司各種檔察資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

　　3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

　　4、負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

　　5、積極提供檔察的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1、各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

　　3、兼職檔察員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

　　5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

　　四、部門立卷制度

　　1、凡本部門在名項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

　　3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證正立卷質(zhì)量。

　　檔案保存制度五、檔案保存制度

　　1、各類檔案由綜合檔案室集中管理，檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管。

　　2、根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，名類檔案應(yīng)當(dāng)存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、檔案人員應(yīng)經(jīng)常檢查室藏檔案材料，并及時(shí)跟蹤和追回已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，以防丟失。

　　4、倉庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度應(yīng)始終保持在14-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45-60%，以防止檔案受到損害。

　　5、檔案庫內(nèi)做到“八防”，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6、倉庫內(nèi)禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一定要用手電筒照明，不能使用易燃設(shè)備。

　　7、不得進(jìn)入與檔案庫房無關(guān)的人員，隨時(shí)關(guān)閉倉庫門窗，確保安全。

　　檔案保密規(guī)則六、檔案保密

　　1、檔案工作人員應(yīng)提高警惕，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

　　2、所有在綜合檔案室查閱檔案的人員，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱程序。原則上，檔案不允許帶出檔案室。如有必要，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

　　3查閱檔案時(shí)，不得閱讀與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件資料，不得進(jìn)入檔案室。

　　4、本公司工作人員不得將文件、材料帶到公共場所和其他地方，不得帶回家，應(yīng)及時(shí)交給檔案管理部門。

　　5、對違反保密規(guī)定，泄露國家公司機(jī)密或者造成一定后果的，應(yīng)當(dāng)按照保密法>的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任，

　　檔案借閱制度七、檔案借閱制度

　　1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，所有借閱者都要有意識(shí)地履行借閱程序。

　　2、所有借閱檔案都需要主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期內(nèi)按時(shí)歸還。

　　3、借款者應(yīng)妥善保管檔察材料，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　4、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借款人不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

　　5、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的借閱材料，確認(rèn)檔案材料完好無損后，方可辦理歸檔手續(xù)。摘抄復(fù)制的文件材料只有經(jīng)過仔細(xì)核對，正確后才能簽字蓋章。

　　6、如發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆除、涂抹或丟失，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　八、其他

　　解釋權(quán)屬于公司行政人事部。