文件數(shù)字化有幾個(gè)方面?文件數(shù)字化是利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤等載體上，可以通過計(jì)算機(jī)識(shí)別。紙質(zhì)文件數(shù)字化是規(guī)范文件管理、保護(hù)紙質(zhì)文件的有效途徑，也是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文件信息化發(fā)展的要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代文件信息化的基本工作是紙質(zhì)文件數(shù)字化，它將分散各部門和單位的文件收集、歸檔和數(shù)字化。如何更好地為人民服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

　　文件數(shù)字化有幾個(gè)方面的內(nèi)容?

　　在開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目時(shí)，首先要調(diào)查研究項(xiàng)目的工作內(nèi)容，確定工作思路和工作計(jì)劃，有目的有計(jì)劃地開展檔案數(shù)字化工作。在具體實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》進(jìn)行。(DA/T31-2017)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作，本章簡(jiǎn)要介紹了檔案數(shù)字化的預(yù)處理工作。

　　一，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA第七章數(shù)字化前處理：T31-2017

　　1、確定掃描頁(yè)

　　原則上應(yīng)該掃描所有確定為數(shù)字對(duì)象的紙質(zhì)文件，而不是選擇。如果有不需要掃描的頁(yè)面，應(yīng)該標(biāo)記。

　　2、編制頁(yè)號(hào)

　　(1)應(yīng)對(duì)無(wú)頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的文件重新編制頁(yè)號(hào)。

　　重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁(yè)號(hào)，不要壓蓋文件內(nèi)容。

　　(3)用于書寫頁(yè)號(hào)的筆、墨等不應(yīng)損壞檔案原件，也不應(yīng)影響檔案的長(zhǎng)期保存。

　　(4)應(yīng)注冊(cè)損壞頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況。

　　3、準(zhǔn)備目錄數(shù)據(jù)

　　根據(jù)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件的內(nèi)容，對(duì)檔案中的目錄內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。

　　(2)標(biāo)記需要在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中標(biāo)記的情況。

　　4、拆除裝訂

　　紙質(zhì)文件的保護(hù)應(yīng)以確定是否拆除和裝訂為原則。如果需要拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)文件免受損壞，重新排列排列順序不準(zhǔn)確的文件。特殊裝訂和拆除裝訂后需要恢復(fù)的文件，在拆除裝訂物品時(shí)應(yīng)通過拍照等方式記錄文件原貌，以便恢復(fù)。

　　5、技術(shù)修復(fù)

　　(1)紙質(zhì)檔案損壞嚴(yán)重或其它不能直接掃描的，應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

　　對(duì)于影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)的技術(shù)處理。

　　二是檔案數(shù)字化前處理有關(guān)要求

　　1、應(yīng)檢查擬數(shù)字化檔案的密封性、完整性、有序性和檔案實(shí)體與目錄的一致性。如果檔案實(shí)體損壞或不完整，應(yīng)進(jìn)行登記。在征得檔案保管單位同意后，應(yīng)對(duì)損壞和不完整的檔案進(jìn)行粘貼和搶救。錯(cuò)誤的檔案應(yīng)該修改，無(wú)數(shù)字目錄應(yīng)該記錄。

　　2、掃描前，對(duì)檔案進(jìn)行拆卷整理，對(duì)不均勻的檔案進(jìn)行平整處理，對(duì)錯(cuò)誤或遺漏的頁(yè)號(hào)進(jìn)行修改或補(bǔ)編。掃描工作結(jié)束后，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行恢復(fù)和規(guī)范的整理和裝訂。拆卸和裝訂不能損壞檔案原件。拆卸時(shí)不允許切割檔案紙。裝訂時(shí)，盡量按照原來(lái)的順序裝訂原孔。文件不能丟失頁(yè)面，右側(cè)和底部都很整齊。如果左側(cè)沒有裝訂線，應(yīng)安裝訂單邊。

　　3、如果檔案是保密檔案，則不能直接數(shù)字化。它需要使用保密計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。記錄過程中，需要標(biāo)記保密符號(hào)、標(biāo)題和文號(hào)的特殊處理以及掃描件的特殊存儲(chǔ)。