檔案整理的基礎或是前提，是公司的文件歸檔的類別。

　　一、文件類別

　　1、文書檔案：公司發(fā)文、公司往來函件、公司重要文件、會議文件

　　2、工商檔案：公司證照、公司設立及變更文件、公司股東會決議、公司章程、公司董事會決議

　　3、合同檔案：按公司實際情況分類：或按部門分類，或按合同性質分類均可，若公司產(chǎn)生合同較少，可以按時間排列，不分類

　　4、訴訟檔案

　　5、實物檔案：印章、榮譽證書

　　6、工程檔案：房地產(chǎn)涉及的按照城建檔案館要求進行整理。

　　7、成本采購檔案：招投標文件、結算文件

　　8、權屬檔案：商標、知識產(chǎn)權、專利

　　9、聲像檔案：錄音、錄像、照片等

　　10、客戶檔案：客戶為個人的應保留姓名、性別、電話、學歷等；客戶為企業(yè)的，應保留企業(yè)名稱、企業(yè)資質文件、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　　這些檔案類別，公司不會全部都有，一般只有部分類別，請按公司實際情況制作本公司的檔案類別。

　　二、紙質檔案整理

　　1、收集：存檔記錄表。其他員工歸檔的文件要登記，如果條件允許，應有線上審批流程。

　　2、分類：確定檔案類別，按照一項中的類別，對號入座。

　　3、編號：檔案按件整理，每份文件應有的編號（鉛筆寫于文件右上角）。

　　例：公司簡稱縮寫+檔案類別縮寫+年度+流水號

　　4、編頁碼：凡是有文字的都是一頁，均需編寫頁碼（鉛筆寫于右下角及左下角）。

　　5、掃描：將紙質文件掃描，存儲為PDF格式，并重命名按類別建立文件夾保存。有的檔案系統(tǒng)要求掛庫為JPG格式的，請掃描存儲為JPG格式。

　　6、錄入目錄：沒有檔案系統(tǒng)的，可以使用Excel表，著錄：檔案編號、文件標題（標題含具體內容，便于查找）、承辦人、成文日期、密級、保管期限、件別（原件/復印件）、實體份數(shù)、頁數(shù)、歸檔日期。

　　7、裝訂裝盒：每份文件單獨裝訂，每個類別不能混放，要單獨裝盒。每個年度也不能混裝，新的一年要重新裝盒8、卷內目錄：可以手寫，也可以年終，檔案存檔完畢，將目錄打印出來（字段可以選擇：檔案編號、文件標題、文件日期等）。

　　三、實物檔案、聲像檔案：還需將實物本身的編碼登記，定期檢查，尤其是聲像檔案要每年檢查，看是否可讀。

　　檔案工作說難不難，因為是固定的重復的工作內容，說簡單不簡單，因為繁瑣，需要細心和認真并有耐心。

　　檔案工作本身是個技術崗位，專業(yè)知識展開就太多了，本文介紹的都是比較簡單的，適合小公司，對于集團和大中型公司而言，還需要更多和更細化的專業(yè)內容。