目前，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、文檔處理需求的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化及其開發(fā)利用的多樣化，致使電子檔案管理呈現(xiàn)出一些新的特性。不僅給檔案工作帶來了新一輪的挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也帶來了的機(jī)遇。筆者認(rèn)為做好電子檔案管理工作應(yīng)注意處理好以下幾個(gè)問題。

　　一、歸檔載體發(fā)生變化，但仍應(yīng)做好紙質(zhì)文件的歸檔隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，文書檔案的歸檔載體發(fā)生了變化，由原來單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。但在實(shí)際工作中，仍然要重視紙質(zhì)文件的及時(shí)歸檔。因?yàn)槟壳稗k公自動(dòng)化尚未完全普及，更主要是因?yàn)殡娮游募姆尚Я栴}還沒有徹底解決。雖然電子文件在提供利用上快速方便，且一般不需要查看原件，但紙質(zhì)文件畢竟是檔案的原件，發(fā)揮著電子文件尚不能取代的法律憑證作用。因此，不論檔案載體發(fā)生什么變化，紙質(zhì)文件的集中歸檔保存不僅需要，而且顯得更加重要。在今后相當(dāng)長的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件必須同時(shí)歸檔，同時(shí)立卷，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箽w檔文件有所遺漏，要對(duì)紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行必要的整理，以便與電子文件相互呼應(yīng)，更好地保存和利用。

　　二、加強(qiáng)電子檔案安全管理，提高防范能力由于電子檔案的形式和內(nèi)容往往是相互分離的，其形式和內(nèi)容均容易被改動(dòng)，且改動(dòng)后不容易留下痕跡，這給電子檔案的原始性、真實(shí)性增加了困難。另外，網(wǎng)絡(luò)及軟硬件環(huán)境、人為因素等諸多因素都直接或間接影響著電子檔案的安全。在實(shí)際工作中確保電子檔案的安全管理，必須抓好以下幾點(diǎn)：一是充分認(rèn)識(shí)電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上，轉(zhuǎn)變觀念，層層把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理。提高電子檔案安全防護(hù)能力，力爭做到無授權(quán)的用戶進(jìn)不來、看不見、改不了，保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。二是必須以國家及地方或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作，特別是針對(duì)應(yīng)長期保的紅頭文件等重要文件，必須嚴(yán)格操作程序，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，在存儲(chǔ)時(shí)要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，適當(dāng)選用加密技術(shù)，保證電子檔案傳輸過程中的安全。四是加強(qiáng)用戶口令管理，合理設(shè)置口令和更換周期，防止被人盜用，非法上網(wǎng)和越權(quán)訪問，對(duì)文件密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格管理，同時(shí)要單機(jī)操作，專機(jī)專用。定期進(jìn)行軟件檢測，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認(rèn)真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，可根據(jù)單位實(shí)際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲(chǔ)等。

　　三、電子檔案應(yīng)依托技術(shù)力量，加強(qiáng)保存與維護(hù)電子檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)在充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況下，統(tǒng)籌設(shè)計(jì)技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，使之能夠長久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在為企業(yè)服務(wù)的過程中發(fā)揮更大的作用。具體來說需要注意以下幾個(gè)問題：要保證電子檔案的原始性。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示，可采用以下三種方法：

　　一，是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是為穩(wěn)妥的長久保存方法。

　　二，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)載體上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專用設(shè)施。

　　三，要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原，形成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。因此，除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

四，要對(duì)電子檔案定期進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。電子檔案載體很容易受到保存環(huán)境的影響，因此對(duì)保存的電子信息要定期進(jìn)行檢測與拷貝，應(yīng)每半年進(jìn)行一次，并將定期檢驗(yàn)結(jié)果填寫在電子檔案管理登記表中，電子檔案封存載體不外借。對(duì)于電子檔案的檢測與維護(hù)必須嚴(yán)格管理，必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理日志，并做好維護(hù)記錄。

　　四、加強(qiáng)檔案人員管理，提升綜合能力與素質(zhì)電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理存在著一定的區(qū)別，對(duì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要求有很大不同，檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)是檔案知識(shí)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)能力素質(zhì)、信息資源開發(fā)素質(zhì)。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計(jì)算機(jī)上操作，因此檔案人員的計(jì)算機(jī)操作能力必須要加強(qiáng)，在實(shí)際工作中既要嚴(yán)謹(jǐn)又要細(xì)致，要善于統(tǒng)計(jì)，善于利用檔案的有效資源，做好專題研究?？傊S著當(dāng)前電子檔案管理工作的不斷深入，對(duì)檔案人員提出了新的要求，這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識(shí)，努力提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。