高?；鶎訉W院不是立檔單位，每年按規(guī)定向?qū)W校檔案館移交需永 久保存的檔案?；鶎訉W院對檔案工作普遍缺乏系統(tǒng)的科學認識，紙質(zhì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程分散在各個業(yè)務(wù)部門，電子文件缺少妥善保管?；鶎訉W院依托數(shù)字化辦公環(huán)境，做好重要檔案材料單套制管理，對于有效改善當前檔案管理分散、無序的現(xiàn)狀具有重要意義。

　　1. 電子檔案單套制的內(nèi)涵

　　電子檔案單套制是相對于雙套制提出的。雙套制是同一份文件的電子和紙質(zhì)版本共同處于儲存和可利用狀態(tài)[1]，而單套制指僅以電子形式保管文件，不再生成紙質(zhì)檔案。

　　2. 基層學院開展電子檔案單套制管理的基礎(chǔ)條件

　　2.1 基層學院對檔案管理工作的重視程度得到加強?；鶎訉W院檔案管理工作不受重視的原因之一是由于基層學院非立檔單位，且學院生成的檔案對學校整體工作來說價值不大，因此相關(guān)人員對檔案的管理積極性不高，存在倦怠情緒。近年來，隨著高校各項工作標準化、規(guī)范化要求日漸提高，基層學院逐漸意識到除移交檔案館的檔案外，其他檔案對學院的信息化建設(shè)工作和日后的查考利用同樣具有重要價值。同時，“十三五”規(guī)劃中明確提出要加快電子檔案管理水平，在有條件的部門開展電子檔案“單套制”“單軌制”管理試點[2]，這預示著單套制將成為未來檔案管理的發(fā)展趨勢。

　　2.2 原生數(shù)字檔案管理的大量產(chǎn)生。隨著國家對電子政務(wù)和無紙化辦公的廣泛推行，基層學院在財務(wù)管理、教學管理、科研管理、資產(chǎn)管理等工作中生成了大量的原生電子檔案，將這些電子檔案全部紙質(zhì)化是不科學且不現(xiàn)實的，而且檔案在流轉(zhuǎn)過程中也基本依靠數(shù)字信息系統(tǒng)，不再有紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生。在此環(huán)境下實行雙套制是人力、物力和財力的極大浪費[3]，單套制管理已經(jīng)成為一個必然選項。

　　2.3 信息管理技術(shù)不斷完善。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，基層學院辦公信息化水平取得顯著進步，信息管理系統(tǒng)、計算機軟硬件設(shè)備、外存儲設(shè)備的功能和性能不斷提高，電子文件之間的流轉(zhuǎn)、備份、格式轉(zhuǎn)換和存儲利用規(guī)范化、信息化程度持續(xù)提升。此外，信息加密、身份認證、防火墻等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的長期可用創(chuàng)造了條件，實行單套制管理的技術(shù)條件已經(jīng)成熟。

　　3.電子檔案單套制管理的主要工作

　　3.1 完善電子文件歸檔與電子檔案管理制度建設(shè)。制度建設(shè)是實現(xiàn)單套制管理的前提?；鶎訉W院應(yīng)參考最 新修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)中對單套制管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本學院的實際情況，確立單套制管理的相關(guān)細則，明確電子檔案歸檔的時間、范圍和具體要求、元數(shù)據(jù)收集標準、鑒定標準、安全管理等內(nèi)容，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案地位平等。還應(yīng)根據(jù)學院電子檔案的特性，考慮是否需要擴大歸檔范圍、縮短保管期限等，為電子檔案單套制管理的實現(xiàn)提供制度支撐。

　　3.2 將電子檔案管理系統(tǒng)嵌入到數(shù)字化辦公系統(tǒng)。技術(shù)是實現(xiàn)單套制管理的手段。要將電子檔案系統(tǒng)嵌入到數(shù)字化辦公系統(tǒng)，用一套系統(tǒng)既實現(xiàn)辦公，又實現(xiàn)電子檔案的全程管理。在這一過程中，首先應(yīng)保證系統(tǒng)之間的無縫銜接，讓檔案在收集、整理、保管、利用的各個環(huán)節(jié)都能通過數(shù)字化辦公系統(tǒng)直接對接到電子檔案管理系統(tǒng)，省去系統(tǒng)之間的轉(zhuǎn)換過程，確保檔案來源真實、結(jié)構(gòu)完整、安全可靠;其次要利用數(shù)字簽名、電子印章、管理日志等技術(shù)，明確權(quán)責范圍，增強各部門對檔案的信任和認同，實現(xiàn)對電子檔案整個生命周期的全程管理;此外，要定期對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等指標進行審查、監(jiān)控和修正，確保檔案能夠長期利用[4]。

　　3.3 加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。人才是實現(xiàn)單套制管理的保障?；鶎訉W院一方面要轉(zhuǎn)變檔案工作者的管理意識，讓其認識到單套制管理的價值和意義，養(yǎng)成單套制管理習慣;另一方面要提升人員的技術(shù)水平，定期開展職業(yè)技能培訓，學習信息系統(tǒng)管理辦法，培養(yǎng)出適應(yīng)學院檔案管理工作的高水平人才。

　　4. 未來實施中應(yīng)注意的要點

　　4.1從技術(shù)、制度和人員等方面切實保障電子檔案的完整安全。要從技術(shù)、制度、人員等方面切實保障電子檔案的完整安全。技術(shù)上，要建立完善的電子檔案保管鏈。為實現(xiàn)電子檔案的長期可用性，需要采用開放性的描述語言對檔案進行封裝，并完成格式轉(zhuǎn)換和數(shù)字遷移，防止因技術(shù)、格式的問題讓檔案失效。電子檔案對系統(tǒng)具有高度依賴性，易受到設(shè)備老化、