對于紙質(zhì)檔案利用專業(yè)掃描儀轉(zhuǎn)換成可儲存在電腦上或刻成光盤，便于保存及查閱的，稱之為檔案數(shù)字化。進(jìn)行檔案數(shù)字化加工步驟有：整理一次校對、掃描、掃描件校對、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接。

　　一、整理因?yàn)樵谥暗臋n案數(shù)字化都是需要拆卷進(jìn)行掃描，現(xiàn)在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節(jié)，直接進(jìn)行掃描就可以，方便多了，例如賽數(shù)系列的檔案、圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進(jìn)行掃描，掃描速度只需要快，大大提高了工作效率。

　　在掃描之前，對需掃描的檔案進(jìn)行整理，整理時(shí)有以下環(huán)節(jié)應(yīng)注意：

　　在整理檔案時(shí)，常會發(fā)現(xiàn)有檔案破損、正文與復(fù)印件如何區(qū)分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴(yán)重的檔案需進(jìn)行托裱。復(fù)印件檔案需在該份文件的首頁右上角加蓋藍(lán)色“F”字樣，以便在查找利用時(shí)區(qū)分正文件與復(fù)印件。

　　二、一次校對

　　為了減輕后續(xù)工作的工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進(jìn)行抽查，抽查檔案是否達(dá)到上述整理要求所涉及到的內(nèi)容。

　　三、掃描

　　檔案數(shù)字化的關(guān)鍵一步就是通過掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)?a href='http://ejiebao.cn/news/465.html' target='_blank' class='key_tag'>電子檔案，在掃描過程中應(yīng)注意：掃描方式、命名。

　　四、掃描件校對

　　對掃描過程中出現(xiàn)歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質(zhì)量模糊等問題要進(jìn)行改正。

　　五、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改

　　數(shù)據(jù)錄入包含按照現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案卷內(nèi)目錄和案卷目錄以及實(shí)行歸檔改革后形成的檔案目錄。

　　采用歸檔改革以前的方法整理錄入(即卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄管理) 。

　　六、掛接

　　為了方便客戶能輕松簡便的查閱、打印及檢索利用檔案，我們會將紙質(zhì)檔案已掃描完成轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的數(shù)據(jù)與相對應(yīng)的條目數(shù)據(jù)進(jìn)行連接，掛接完成后的電子文件我們確保紙質(zhì)清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過3‰