在電子文件的歸檔和管理中，需要采用基于電子文件集的動(dòng)態(tài)管理方法。動(dòng)態(tài)管理是指電子文件歸檔后，始終與其可操作的軟硬件環(huán)境相對(duì)應(yīng)，以保證歸檔電子文件的可讀性。即利用計(jì)算機(jī)資源管理與電子文件集的對(duì)應(yīng)關(guān)系，通過管理和技術(shù)措施將計(jì)算機(jī)軟硬件的變化與電子文件集的遷移緊密結(jié)合起來。動(dòng)態(tài)管理是檔案人員對(duì)本單位生成和運(yùn)行電子文件的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的一種監(jiān)控，保證歸檔的電子文件始終得到相應(yīng)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的支持。對(duì)于特定單位，計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備種類有限，設(shè)備更新周期相對(duì)穩(wěn)定。檔案部門可以對(duì)本單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行登記，掌握本單位計(jì)算機(jī)設(shè)備的變化情況。

　　電子文件歸檔和管理使用的技術(shù)手段與紙質(zhì)文件有很大不同，管理方法也需要新思路。上海市檔案局、上海市靜安區(qū)檔案局等單位的研究人員在電子檔案歸檔管理的研究和實(shí)踐中提出了“電子檔案集”的概念和動(dòng)態(tài)管理方法，對(duì)電子檔案歸檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)起到了重要作用。

　　電子文檔采集管理的應(yīng)用主要是為了方便實(shí)現(xiàn)歸檔電子文檔的“遷移”。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件的更換周期越來越短。電子文件收集很顯著的功能是將同一軟硬件環(huán)境下生成的電子文件集合在一起。當(dāng)本單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備陳舊更新時(shí)，檔案人員可以很容易地找到這些陳舊設(shè)備中生成的歸檔電子文件并進(jìn)行遷移。