電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來了巨大的變化。我們在收集紙質(zhì)資料的同時，也收集了越來越多的電子文檔。正如文件是由文件轉(zhuǎn)化而來的，但不是所有的文件都能變成文件，電子文件的前身是電子文件，也不是所有的電子文件都能變成電子文件。

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基本實現(xiàn)了辦公自動化，在教學(xué)、科研、管理等功能活動中形成了越來越多的電子文檔。作為電子文件的衍生，電子檔案也應(yīng)運而生。同時，隨著檔案工作逐步實現(xiàn)信息化管理，電子檔案管理必將成為數(shù)字檔案建設(shè)的重要內(nèi)容和檔案現(xiàn)代化管理的重要形式。因此，面對越來越多的電子文件和檔案，檔案工作者得要了解電子檔案的特點，并根據(jù)其特點制定相應(yīng)的科學(xué)管理模式，使檔案更好地發(fā)揮其作為信息資源的作用。

在傳統(tǒng)的檔案工作中，歸檔是將文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要環(huán)節(jié)。同樣，電子文件得要歸檔并轉(zhuǎn)換為電子文件，這樣、才能長期有效存儲，切實體現(xiàn)其價值，充分發(fā)揮其憑證功能。

檔案管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標準來規(guī)范整個檔案管理，包括各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息處理，包括：館藏、移交接收、建檔歸檔、保管管理、借閱利用、匯編開發(fā)等。同時，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)管理模式，以服務(wù)模式為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，在面向服務(wù)的系統(tǒng)平臺上建立業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流。檔案管理系統(tǒng)為企事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理提供了完整的解決方案。