檔案數(shù)字化加工是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，然后保存到相應(yīng)的管理軟件中儲存，形成電子檔案，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比更加方便快捷。那么檔案數(shù)字化加工如何開展呢？簡單來說分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原七個程序。

　　一、案卷拆開

　　檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確；拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線；將案卷內(nèi)頁一頁頁分開，對特殊頁做出標(biāo)識提醒掃描人員注意；取掉案卷中訂書釘、曲別針等金屬物；注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對問題進(jìn)行處理。

　　二、檔案掃描

　　檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案，掃描登記表，登記移交的檔案數(shù)量，掃描的頁數(shù)核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)和檔案，整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　三、影像處理

　　采用掃描軟件及人工結(jié)合方法，對影像優(yōu)化處理，使影像效果達(dá)到或超過實(shí)體效果；對因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進(jìn)行處理；對非正常格式、容量文件進(jìn)行檢查處理；對案卷中漏編的頁面進(jìn)行科學(xué)處理，確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。影像處理又以視覺清晰頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面除線偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的進(jìn)行校正和處理。影像處理時要保留文件編號與文件頁碼。

　　四、檔案著錄

　　如果檔案庫房提供的目錄和紙質(zhì)檔案不相符的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯誤信息。著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時反應(yīng)給檔案保管人員，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段要與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內(nèi)容有錯，如主題內(nèi)容文號等，以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時反應(yīng)給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時，要檢查案卷的完整性，是否有缺頁漏頁錯編現(xiàn)象。

　　五、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

　　逐條逐頁檢查每個案卷目錄下的掃描文件，頁數(shù)、目錄、內(nèi)容是否一致，以及每個影像文件的傾斜度、清晰度、指節(jié)度、分辨率格式等內(nèi)容。

　　六、數(shù)據(jù)掛接

　　通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛機(jī)軟件進(jìn)行操作，打開檔案信息化管理系統(tǒng)檢查掛接的文檔。

　　七、檔案還原

　　檔案數(shù)字化加工完成后由檔案保管人員接收，經(jīng)過掃描和影像處理后，嚴(yán)格質(zhì)檢沒有問題的檔案進(jìn)行裝訂還原；注意還原檔案歸類和歸還，保持檔案加工室的整潔有序，并填寫檔案交接登記表。