狹義的數(shù)字檔案館是一個(gè)實(shí)體和組織的概念，它代表了檔案信息環(huán)境和檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，包括硬件和軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織。其任務(wù)是圖書館檔案的數(shù)字化，涉及檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和傳播的全過程。

廣義數(shù)字檔案館是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案信息資源共享系統(tǒng)，是一種面向?qū)ο蟮姆植际浇Y(jié)構(gòu)模式。廣義的數(shù)字檔案館可以理解為由許多檔案資源庫和檔案信息資源處理中間組成的數(shù)字檔案館群，是一個(gè)信息空間，遵循共同的協(xié)議存儲(chǔ)和利用檔案信息資源，旨在共享數(shù)字檔案信息，是數(shù)字檔案館建設(shè)的高等階段。

根據(jù)國家檔案局的相關(guān)要求，存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用檔案信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)在與互聯(lián)網(wǎng)完全物理隔離的內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行。如果應(yīng)用機(jī)需要上外網(wǎng)，得要安裝符合保密部門確認(rèn)的物理隔離卡。外網(wǎng)內(nèi)機(jī)器的硬盤嚴(yán)禁存有任何檔案信息。沒有檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的，檔案信息管理計(jì)算機(jī)不得聯(lián)網(wǎng)。根據(jù)要求，需要“物理隔離”，但不允許“邏輯隔離”。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)已經(jīng)非常成熟。隨著人們上網(wǎng)越來越頻繁，被植入病毒或木馬的幾率也越來越大。設(shè)置安全有效的密碼可以在一定程度上避免這些危險(xiǎn)。

管理檔案信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)按照安全保密的原則，規(guī)范管理檔案信息和出入庫文件。他們要在非系統(tǒng)盤建立相關(guān)文件夾，并根據(jù)自己的管理特點(diǎn)建立文件夾進(jìn)行管理。避免將相關(guān)信息和文件存儲(chǔ)在系統(tǒng)桌面上，以防止系統(tǒng)恢復(fù)時(shí)文件丟失。